Desde hace unos días estoy escribiendo una serie de artículos relacionados con la Productividad Empresarial, en intento de compartir con nuestros clientes y visitantes herramientas y procedimientos que nos han ayudado en ADWEB Solutions, de manera muy práctica y económica, a incrementar exponencialmente nuestra productividad, calidad de servicio y por consiguiente crecimiento económico.

En el primer Post “Productividad Empresarial (parte 1): Una intranet para controlar tus finanzas” hablé de Cómo Administrar finanzas, cuentas por cobrar y pagar, etc…utilizando una intranet corporativa, y hoy como segunda entrega, quiero compartirles también cómo una simple intranet puede ayudarlos a controlar sus Proyectos y Tareas.

Cuando una empresa maneja más de 2 proyectos a la vez, con varias personas trabajando en ellos, se vuelve una tarea prioritaria tener el control de lo que va pasando en cada proyecto. Y estoy hablando de empresas y proyectos pequeños y medianos, no de proyectos gigantescos de tiempos y presupuestos interminables que OBLIGATORIAMENTE requieren una herramienta de Project Manager avanzada…no, estoy pensando en esos proyectos de 4 a 6 semanas máximo que llevan empresas como nosotros, pero que de igual forma, si no le ponemos métricas para controlarlos se nos pueden ir de la mano y extenderse indefinidamente.

No tenemos que ser un Gran Corporativo para poder contar con una herramienta decente y eficiente de administración de proyectos

Con una intranet puedes comenzar a controlar proyectos y tareas de inmediato y tener resultados y beneficios palpables:

• Listado de Proyectos con el conjunto de atributos correspondientes, para cada empresa son distintos y personalizables, por ejemplo: nombre del proyecto, fecha de inicio, fecha estimada de fin, descripción del proyecto, seguimiento, cliente, recursos asignados etc…y finalmente el estatus o fase del proyecto para poder tenerlos organizados
• Agrupamientos o Reportes por FASE o por RESPONSABLE, que nos da una vista rápida del estado que se encuentra cada proyecto, de cuantos proyectos lleva cada responsable o Project Manager y en qué fases de desarrollo se encuentra
• Métricas de Desempeño, Gráficas, KPIs, semáforos definidos a de acuerdo a los procesos de cada empresa, puede ser por fechas límites, por días sin seguimiento etc, que nos dan una idea gráfica rápida del estado de avance para poder tomar decisiones correctas.
• Historial de Seguimientos para poder saber todo el avance que ha tenido el proyecto y el intercambio de información con el cliente o los recursos o desarrolladores asignados. Si un día falta un Project Manager, otro puede retomar fácilmente el proyecto donde lo dejó el primero…además los directivos pueden saber lo que está pasando en cada momento sin tener que levantar el teléfono o esperar a una Reunión del equipo para preguntar.
• Asignación de Tareas por cada proyecto, para definir el conjunto de acciones, o TODO List, relacionadas con cada uno, asignando responsable y fechas y controlando depúes, también con indicadores, el avance de las tareas
• Acceso Global vía Web y Notificaciones del avance de los proyectos vía email, para poder consultar desde un Blackberry o iPhone. De esta forma los directores de proyecto están constantemente controlando el avance

Estos son solo algunos elementos que utilizamos en nuestra empresa, de manera práctica y que nos brindan una gran ventaja competitiva a la hora de entregar la mayor calidad de servicio a nuestros clientes y minimizando los riesgos que impiden un proyecto exitoso. Si te interesa implementar esta solución en tu empresa o negocio, no dudes en contactarnos.